Aavanvalkea ry:n tapahtumien yleiset osallistumis- ja peruutussäännöt

 

Osallistujat

Aavanvalkea ry:n tapahtumiin voivat osallistua yhdistyksen jäsenet. Ilmoittautumisen yhteydessä tarkistetaan, että osallistuja on Aavanvalkean jäsen. Muut kuin yhdistyksen jäsenet voivat osallistua tapahtumiin, jos yhdistyksen johtajisto niin päättää. Tällöin osallistumismaksu voi poiketa yhdistyksen jäsenille tarkoitetusta maksusta.

​

Osallistumismaksut ja maksuaikataulu

Osallistumismaksut ovat pääsääntöisesti kaikille samat ja ne määritellään tapahtuman suunnittelun yhteydessä. Leireillä voidaan määritellä eri osallistumismaksu eri ikäkausille. Hallitus voi päättää erikseen myönnettävistä alennuksista, esimerkiksi silloin, jos samasta perheestä osallistuu useampi ihminen leirille/tapahtumaan.

Isoissa tapahtumissa tapahtumanjohtaja voidaan hallituksen päätöksellä vapauttaa osallistumismaksusta tai tapahtumaan osallistuvien johtajien osallistumismaksuja voidaan osittain korvata. Lippukunnan omat tapahtumat ovat pääsääntöisesti johtajatehtävissä toimiville maksuttomia.

Osallistumismaksut tulee olla maksettuna ennen tapahtuman alkamista.

 

Ilmoittautuminen, sitovuus ja peruutusehdot

Yhdistyksen järjestämistä tapahtumista tiedotetaan jäsenille riittävän ajoissa. Jäsenille ilmoitetaan tiedot kustakin tapahtumasta joko kotiin jaettavilla lapuilla, sähköpostilla tai muilla keinoin. Tapahtumiin voi ilmoittautua vasta, kun ilmoittautumisaika on alkanut.

Ilmoittautumisesta tulee sitova, kun Aavanvalkean määrittämä ilmoittautumisaika on päättynyt. Ilmoittautumisen voi peruuttaa ilman kustannuksia ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Mikäli peruutus tehdään ilmoittautumisen ollessa sitova, voi osallistumismaksun saada takaisin vain pätevän syyn perusteella (oma sairastuminen, lähiomaisen vaikea sairaus, kuolema tai vastaava syy) ja mahdollista lääkärintodistusta vastaan. Ilmoittautuneella voi olla mahdollisuus saada korvausta näistä kuluista omasta vakuutuksestaan.

Tapahtumakohtaisissa osallistumis- ja peruutusehdoissa voidaan määrätä tästä poikkeavista määräajoista. Samat ilmoittautumis-, sitovuus- ja peruutusehdot koskevat sekä osallistujia että johtajia.

Aavanvalkea pidättää oikeuden järjestää tai olla järjestämättä haluamiaan tapahtumia.

Tapahtuman järjestäjä ei vastaa osallistujien kuljetuksista tapahtumaan, ellei toisin ole ilmoitettu. Järjestäjän vastuu osallistujista alkaa vasta, kun osallistujat ovat ilmoittautuneet tapahtumapaikalla.

 

Vakuutukset ja turvallisuus

Osallistujien on huolehdittava tarvittavasta vakuutusturvasta itse. Osallistujien on tutustuttava partiovakuutuksen ehtoihin, ja halutessaan täydennettävä omaa vakuutusturvaansa itse. Tapahtuman järjestäjä voi myös ottaa lisävakuutuksia esimerkiksi lainatulle kalustolle. Jos tapahtumaan osallistuu yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä, tulee heidän huolehtia vakuutusturvasta itse.

Tapahtumissa noudatetaan Suomen Partiolaiset ry:n turvallisuusohjeita sekä voimassaolevia viranomaismääräyksiä. Lisäksi tapahtumat voivat itse laatia tarkentavia sääntöjä ja ohjeita. Mikäli osallistuja vaarantaa muiden osallistujien turvallisuuden tai muutoin vakavasti rikkoo tapahtuman sääntöjä, voidaan hänet poistaa tapahtumasta tapahtumanjohtajan päätöksellä. Tällöin osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetusta osallistumismaksusta.